Co zapisać przy przyjęciu auta
- Klient: imię i nazwisko lub firma, telefon, e-mail; dla firmy NIP (dane z białej listy VAT).
- Pojazd: numer rejestracyjny, VIN, marka, model, rok – najszybciej skanem kodu Aztec z dowodu rejestracyjnego.
- Przebieg w dniu przyjęcia i poziom paliwa.
- Widoczne uszkodzenia – rysy, wgniecenia, pęknięte szyby, felgi – najlepiej ze zdjęciami.
- Wyposażenie i rzeczy w aucie: koło zapasowe, dywaniki, fotelik, dokumenty, kluczyki (ile kompletów).
- Opis usterki słowami klienta („stuki z przodu przy skręcie”) i zakres zlecenia.
- Zgoda na koszty: szacunkowy koszt i limit, do którego możesz działać bez dzwonienia.
- Termin planowanego odbioru i sposób kontaktu.
- Podpis klienta i data.
Zdjęcia zamiast opisów
Cztery zdjęcia narożników auta, zdjęcie licznika i wskaźnika paliwa zajmują minutę, a rozwiązują 90% sporów. W MechanikPilot mechanik robi zdjęcia telefonem prosto do zlecenia.
Protokół, zlecenie, oferta – czym się różnią
Protokół przyjęcia opisuje stan auta w chwili oddania. Zlecenie określa, co warsztat ma zrobić. Oferta (kosztorys) mówi, ile to będzie kosztować – i najlepiej, żeby klient ją zaakceptował przed naprawą. Więcej: zlecenie naprawy i oferta przez WhatsApp.
RODO przy przyjęciu
Dane klienta przetwarzasz, żeby wykonać naprawę i wystawić dokumenty. Na wiadomości marketingowe (np. promocje) potrzebujesz osobnej zgody – nie łącz jej z podpisem pod protokołem.
Częste pytania
Czy protokół przyjęcia pojazdu jest obowiązkowy?
Przepisy nie nakazują jednego wzoru, ale protokół jest najlepszym dowodem stanu auta w dniu przyjęcia. W sporze o uszkodzenia bez protokołu trudno cokolwiek udowodnić.
Czy wystarczy protokół w telefonie?
Tak, jeśli zawiera dane, zdjęcia i potwierdzenie klienta. W MechanikPilot zlecenie z danymi i zdjęciami jest zapisane przy pojeździe razem z historią napraw.