Co się zmienia 1 stycznia 2027 r.
- Kasa nie wystawi faktury. Kończy się okres przejściowy, w którym faktury można było wystawiać przy użyciu kas rejestrujących.
- Paragon z NIP do 450 zł nie jest już fakturą uproszczoną. NIP nadal można wydrukować na paragonie, ale paragon nie zastąpi faktury.
- Wszystkie faktury dla firm w KSeF. Wygasa wyjątek dla najmniejszych podatników (sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie).
- Numer KSeF w przelewie MPP. W płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, także w mechanizmie podzielonej płatności, podaje się numer KSeF faktury.
Co to znaczy w warsztacie
| Sytuacja | Do końca 2026 r. | Od 1 stycznia 2027 r. |
|---|---|---|
| Osoba prywatna płaci za naprawę | paragon z kasy fiskalnej | bez zmian – paragon z kasy fiskalnej |
| Firma z NIP, kwota do 450 zł | paragon z NIP mógł być fakturą uproszczoną | faktura w KSeF (paragon tylko jako potwierdzenie sprzedaży, jeśli ją ewidencjonujesz na kasie) |
| Firma z NIP, kwota powyżej 450 zł | faktura w KSeF albo z kasy | tylko faktura w KSeF |
| Mały warsztat do 10 000 zł faktur miesięcznie | mógł wystawiać faktury poza KSeF | wszystkie faktury dla firm w KSeF |
Najprościej: klient z NIP dostaje fakturę w KSeF, osoba prywatna paragon. Fakturę do paragonu dla firmy wystawisz tylko wtedy, gdy paragon zawierał NIP nabywcy – dlatego przy kliencie z NIP od razu wystaw fakturę.
A kary?
Według obecnych przepisów kary za wystawienie faktury poza KSeF mają być nakładane od 1 stycznia 2027 r. Rząd przyjął 20 października 2026 r. projekt przesuwający kary na 1 stycznia 2028 r. (druk sejmowy nr 3245) – do czasu publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw obowiązuje termin 2027. Odroczenie kar nie odracza samego obowiązku.
Co przygotować do 31 grudnia 2026 r.
- Dostęp do KSeF: zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i wygeneruj token dla programu (uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur).
- Program warsztatowy z KSeF – przetestuj wysyłkę w środowisku testowym Ministerstwa Finansów.
- Ustal z recepcją zasadę: pytamy klienta „na firmę czy prywatnie?” przed płatnością.
- Ustaw w programie dane klientów-firm (NIP z białej listy VAT), żeby faktura szła do KSeF bez poprawek.
- Poinformuj stałych klientów-firmy, że zamiast paragonu z NIP dostaną fakturę z numerem KSeF.
Jak to robi MechanikPilot
Przy kliencie z NIP wystawiasz fakturę jednym kliknięciem i program sam wysyła ją do KSeF. Przy płatności osoby prywatnej kartą, BLIK-iem lub gotówką MechanikPilot przypomina o paragonie i zapisuje jego numer. Więcej: kasa fiskalna w warsztacie i KSeF w warsztacie.