Klient-firma: faktura w KSeF
Firmie (czynnemu podatnikowi VAT i innym przedsiębiorcom) wystawiasz fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Fakturę dla firmy co do zasady wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi, ale najwygodniej – przy odbiorze auta. Klient dostaje fakturę w KSeF; wydruk (PDF) z numerem KSeF i kodem QR jest wizualizacją, którą możesz mu dodatkowo wysłać.
Stałym klientom-firmom (flotom) możesz wystawiać jedną fakturę zbiorczą za miesiąc do dokumentów WZ – w MechanikPilot to jedno kliknięcie.
Osoba prywatna: paragon z kasy fiskalnej
Usługi naprawy pojazdów (także wymiana opon i kół) rejestruje się na kasie fiskalnej online od pierwszej sprzedaży dla osoby prywatnej. Gdy osoba prywatna poprosi o fakturę, możesz ją wystawić – poza KSeF albo dobrowolnie w KSeF. Do paragonu bez NIP nie wystawisz faktury dla firmy.
Co powinno być na fakturze za naprawę
- robocizna jako usługa (np. „Wymiana rozrządu – 3,5 h”) i części jako osobne pozycje z ilością i ceną,
- stawka VAT – przy naprawach zwykle 23%,
- numer rejestracyjny lub VIN pojazdu w opisie – ułatwia klientowi-firmie rozliczenie kosztów,
- termin i sposób płatności, numer rachunku (kod QR do przelewu przyspiesza zapłatę),
- dopisek „mechanizm podzielonej płatności”, gdy jest wymagany (niżej).
Faktura powyżej 15 000 zł: MPP i biała lista
Jeśli faktura dla firmy przekracza 15 000 zł brutto i jest na niej choć jedna pozycja z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (tam są części do pojazdów), musi zawierać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Sama usługa naprawy nie jest w załączniku nr 15. Szczegóły: MPP w warsztacie.
Przy płatnościach powyżej 15 000 zł klient-firma powinien zapłacić na rachunek z białej listy VAT – inaczej ryzykuje utratę możliwości zaliczenia wydatku do kosztów. Dlatego numer rachunku na fakturze musi być tym zgłoszonym do urzędu.
Korekta faktury
Gdy trzeba zmienić kwotę albo dane nabywcy, wystawiasz fakturę korygującą z przyczyną korekty. W KSeF korekta wskazuje numer KSeF faktury korygowanej.