1. Najpierw przepisy: KSeF i rok 2027
Od 1 lutego 2026 r. każda firma musi odbierać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a od 1 kwietnia 2026 r. większość firm musi je w KSeF wystawiać. Wyjątek dla najmniejszych – sprzedaż na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie – kończy się 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. kasa fiskalna nie będzie już służyła do wystawiania faktur, a paragon z NIP do 450 zł przestanie być fakturą uproszczoną.
Dla warsztatu oznacza to jedno: program musi sam wysyłać faktury do KSeF w formacie FA(3), pokazywać ich status i numer KSeF, obsługiwać korekty – i najlepiej także pobierać faktury zakupowe od hurtowni. Zapytaj sprzedawcę wprost: czy KSeF jest w moim pakiecie, czy w droższym? Czy program pobiera faktury kosztowe?
2. Program instalowany czy w przeglądarce
| Program instalowany na komputerze | Program w przeglądarce (chmura) | |
|---|---|---|
| Gdzie pracujesz | na komputerze, na którym jest zainstalowany (lub w sieci lokalnej) | na komputerze, tablecie i telefonie – także poza warsztatem |
| Kopie zapasowe | po Twojej stronie | po stronie dostawcy; sprawdź, czy dane pobierzesz sam |
| Aktualizacje (np. KSeF) | instalujesz; często płatne po pierwszym roku | automatycznie |
| Bez internetu | działa | potrzebny internet (KSeF i tak go wymaga) |
| Mechanicy | zwykle przy komputerze w biurze | w telefonie, przy aucie |
3. Prawdziwy koszt: licz trzy lata, nie pierwszy miesiąc
Ceny programów warsztatowych są trudne do porównania, bo każdy liczy inaczej: licencja jednorazowa i roczne aktualizacje, abonament zależny od liczby użytkowników, darmowy plan z limitem zleceń, dopłaty za moduły (magazyn, mechanicy, hurtownie, SMS). Zsumuj wszystko za 36 miesięcy dla swojego warsztatu: liczby osób, zleceń i potrzebnych modułów. Gotowe wyliczenia znajdziesz w porównaniu programów do warsztatu.
4. Funkcje, które naprawdę oszczędzają czas
- Przyjęcie auta w minutę – wyszukiwanie po numerze rejestracyjnym, VIN-ie lub telefonie, a dla nowego auta skan kodu Aztec z dowodu rejestracyjnego.
- Oferta do akceptacji – wysłana przez WhatsApp lub SMS, z akceptacją poszczególnych pozycji. Masz ślad zgody klienta na koszt.
- Mechanik w telefonie – zlecenie, stoper, zdjęcia i części przy aucie, bez cen i marż.
- Magazyn z fakturami z KSeF – faktura od hurtowni sama zamienia się w przyjęcie na magazyn i zobowiązanie do zapłaty.
- Faktura jednym kliknięciem ze zlecenia, automatycznie w KSeF, z kodem QR do przelewu i dopiskiem MPP, gdy jest potrzebny.
- Przypomnienia o przeglądzie, oleju i oponach – to powracający klienci.
- Eksport dla księgowej – raz w miesiącu, bez przepisywania.
5. Dane, bezpieczeństwo i RODO
Sprawdź, gdzie są dane (najlepiej w UE), czy dostawca podpisze z Tobą umowę powierzenia przetwarzania danych, czy każdy pracownik ma własne konto z odpowiednimi uprawnieniami i czy w każdej chwili pobierzesz kopię wszystkich danych. Token KSeF powinien być przechowywany w postaci zaszyfrowanej.
6. Przeniesienie danych
Klienci i pojazdy to kapitał warsztatu. Dobry program wczyta je z pliku CSV albo Excela i nie zdubluje klientów. Numerację faktur kontynuujesz od ostatniego numeru z dotychczasowego programu.
Lista kontrolna przed wyborem
- KSeF: wysyłka faktur i korekt, numer KSeF i kod QR na fakturze, kolejka przy awarii KSeF – w którym pakiecie?
- Faktury zakupowe z KSeF: czy program je pobiera i przyjmuje na magazyn?
- Od 2027 r.: jak program obsłuży klienta z NIP przy ladzie, skoro kasa nie wystawi faktury?
- Koszt za 3 lata dla Twojej liczby użytkowników i zleceń, z modułami.
- Praca w telefonie mechanika i poza warsztatem.
- Oferta do akceptacji przez WhatsApp/SMS.
- Magazyn, przechowalnia opon, kalendarz – w cenie czy jako moduły?
- Dane w UE, umowa powierzenia, role i uprawnienia, kopia danych.
- Import klientów i pojazdów z pliku.
- Czy możesz przetestować KSeF w środowisku testowym przed przełączeniem na produkcję?