Dlaczego to ważne
Od 1 lutego 2026 r. firmy odbierają faktury w KSeF, a hurtownie motoryzacyjne wystawiają je tam jako faktury ustrukturyzowane. To oznacza, że każda faktura zakupowa ma tę samą, maszynowo czytelną strukturę: dostawca, NIP, pozycje z kodami, ilości, ceny, termin i numer rachunku. Program warsztatowy może je przeczytać bez osobnej integracji z każdą hurtownią.
Jak to działa w MechanikPilot
- Przyjęcia → Faktury zakupowe z KSeF. Program pobiera z KSeF listę faktur z ostatnich 30 dni, na których Twoja firma jest nabywcą.
- Wybierasz fakturę. Widzisz pozycje: kod, nazwę, EAN, ilość i cenę zakupu.
- Dopasowanie do magazynu. Pozycje łączą się z kartami magazynowymi po kodzie lub EAN-ie. Brakujące karty program zakłada sam, z ceną sprzedaży wyliczoną z narzutu.
- Odznaczasz, czego nie przyjmujesz – np. transport albo kaucję.
- Przyjmij na magazyn. Powstaje przyjęcie z numerem KSeF, stany rosną, a w Płatnościach pojawia się zobowiązanie wobec dostawcy z terminem i numerem rachunku z faktury.
Ta sama faktura nie zostanie przyjęta dwa razy – na liście jest oznaczona jako przyjęta.
Jaki token KSeF jest potrzebny
Token musi mieć uprawnienie do przeglądania faktur (oprócz wystawiania). Wygenerujesz go w Aplikacji Podatnika KSeF i wkleisz w MechanikPilot w Ustawieniach → KSeF. Faktury zakupowe widzą właściciel, kierownik, magazynier i księgowa.
Co z fakturami spoza KSeF
Faktury od dostawców zagranicznych i od firm, które jeszcze nie muszą używać KSeF, przyjmiesz jak dotąd – z pliku CSV albo ręcznie.